Автоматизация бизнеса - новые технологии

Использование полнофункциональной единой системы управления ресурсами компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов. Владение подобной системой является довольно существенной статьей затрат компании, и польза от этих затрат должна быть тщательно рассчитана и проанализирована.

Пересмотр своих бизнес процессов.

• Изменение стратегических целей компании.
• Усиление конкуренции на рынке.
• Повышение компетенции сотрудников и увеличение понимания потребностей внутри компании.
• Необходимость внедрения современных, ориентированных на использование компьютеров, технологий управления.

Устаревание существующей системы.

• Переход на использование новой аппаратной платформы.
• Переход на использование современного системного программного обеспечения.
• Существующая система не может поддержать требования к производительности: по объему хранящейся информации, скорости обработки транзакций и т.п.

Переход на использование новых информационных технологий.

• 2-х или 3-х уровневая архитектура клиент-сервер.
• Поддержка работы удаленных клиентских мест через Интернет.
• Внедрение систем самообслуживания для партнеров и клиентов: B2B, B2C.
• Необходимость интеграции с разнообразными офисными приложениями.

При этом для анализа очень важно, чтобы компания не только проанализировала те функциональные и технологические преимущества, которые предоставляет ERP система для компании, а также сопоставила эти преимущества с требованиями стратегического развития компании.

Преимущества, которые дает компании ERP-система.

Возврат от инвестиций в ERP-систему идет не от самой системы, а от повышения эффективности бизнес процессов, которых она поддерживает. Сама по себе система управления ресурсами предприятия, не зависимо от того, насколько хороша она, привносит слабое влияние на увеличение производительности компании. Если вы продолжите следовать прежним бизнес процессам после внедрения новой системы, вы можете ожидать только такую же, или наиболее вероятно худшую производительность. ERP-система может обеспечить и поддержать много новых видов процессов, но это задача самой компании решать какими должны быть эти бизнес процессы и принимать решение по их последующему использованию или отклонению. Эффективность использования системы, которую необходимо рассчитать для получения показателя эффективности затрат, зависит, в первую очередь, от реализации успешной стратегии бизнеса.

Невозможно говорить о правильном и эффективном внедрении информационных технологий, призванных принципиально улучшать рыночную позицию компании, без рассмотрения достижения того или иного уровня ключевых показателей производительности компании. Система должна быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации. Если компании при внедрении ERP-системы игнорируют корпоративную стратегию и рассматривают ее использование как технологию реализации исключительно тактических задач, то, несмотря на бесспорные полученные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе компании может и не наступить. Сравнительные выгоды в таких проектах зачастую настолько малы, что многие начинают считать современные системы излишне дорогим удовольствием. Тем самым, полезность системы существенно уменьшается, что является критичным даже при относительно небольшой совокупной стоимости владения.

Определение стратегии своего бизнеса и отражение этой стратегии на целях и задачах, которые призвана решать выбираемая ERP система, является самым главным в принятии решения о внедрении. И попытка оценки ожидаемого возврата от инвестиций будет более успешной если вы сможете дать базирующиеся на фактах (на сколько это возможно, конечно) ответы на следующие вопросы:

• Какие показатели изменения производительности бизнеса (стратегические и тактические) будут использоваться?
• Определены ли ответственность и учет ожидаемых изменений в производительности бизнес процессов?
• Поможет ли система нам достичь или превзойти уровень эффективности работы наших конкурентов? Как, насколько и когда?
• Поможет ли система нам улучшить планирование и контроль исполнения финансовых и оперативных планов? Как, насколько и когда?
• Поможет ли система нам улучшить взаимоотношения с нашими клиентами? Как, насколько и когда?
• Поможет ли система нам увеличить объем продаж? Как, насколько и когда?
• Поможет ли система нам уменьшить время исполнения заказов? Как, насколько и когда?
• Поможет ли система нам сократить производственные и операционные затраты? Как, насколько и когда?
• Поможет ли система нам уменьшить инвестиции в складские запасы? Как, насколько и когда?
• Поможет ли система нам сократить время на разработку и вывод новой продукции на рынок? Как, насколько и когда?

По данным независимых информационных агентств, при правильном, тщательно спланированном внедрении, компании могут добиться действительно значимых результатов, как то:

• Снижение операционных и управленческих затрат - 15%.
• Экономия оборотных средств - 2%.
• Уменьшение цикла реализации - 25%.
• Снижение коммерческих затрат - 35%.
• Снижение страхового уровня складских запасов - 20%.
• Уменьшение дебиторской задолженности - 12%.
• Увеличение оборачиваемости средств в расчетах - 25%.
• Увеличение оборачиваемости материальных запасов - 30%.
• Улучшение утилизации основных фондов - 30%.

Затраты на владение ERP-системой.

Изначально приступая к выбору системы, компании необходимо создать внутреннюю группу сотрудников, которые будут работать с системой на протяжении всего срока ее жизни. Может быть, руководство компании примет решение, что сотрудники компании будут задействованы только при выборе системы и ее эксплуатации, а работы по внедрению, поддержке и возможным дальнейшим изменениям системы будут полностью возложены на плечи консультационной компании.

Оборудование:

• компьютерное обеспечение для серверов баз данных, приложений (для 3-х уровневой клиент-сервер архитектуры), web-серверов (при реализации приложений для самообслуживания в Интернет);
• коммуникационное оборудование для поддержки требуемой ИТ инфраструктуры и требований к безопасности передачи данных;
• покупка новых или усовершенствование старых рабочих станций пользователей;
• прочее вспомогательное компьютерное обеспечение, включая средства резервирования данных, принтеры, факс-модемы и т.п.

Системное программное обеспечение:

• Операционная система для серверов
• Операционная система для рабочих станций
• Система управления базами данных

Прикладное программное обеспечение:

• Лицензия на ERP-систему.
• Лицензия на дополнительное программное обеспечение, если таковое требуется, но требуемой функциональности нет в закупаемой ERP-системе.
• Система консолидации финансовой отчетности.
• Система подготовки и контроля исполнения долго- и краткосрочных бюджетов.
• Система управления документооборотом.
• Система разработки и распространения произвольных отчетов.

Приблизительно цену внедрения системы можно оценить в соотношении 1:1,5 по сравнению со стоимостью программного обеспечения для систем среднего рынка и в соотношении 1:3 для систем крупного рынка.

Заключение.

Наличие богатой функциональности является большим плюсом для ERP-системы, но может так случиться, что даже самая лучшая из них может использоваться как простой калькулятор и средство подготовки налоговой отчетности. Причин здесь может быть несколько - от неправильного выбора консультационной компании, осуществляющей внедрение, до неправильного формулирования целей и задач проекта. А аргумент - купим сейчас - пускай будет, может быть пригодится или дальше будет видно - часто влечет значительные затраты ресурсов, которые очень часто недооцениваются.

Внедрение предполагает серьезные изменения в бизнес-процессах компании, обусловленные методологией внедрения и имеющейся функциональностью внедряемой ERP-системы. Методологии внедрения практически всех систем среднего класса присуща изначальная ориентация на адаптируемость к требуемым процессам предприятия, то есть фокус внедрения смещен на процессы заказчика, а не на функциональность системы. А при наличии в ERP системе интегрированной, высокоуровневой и полнофункциональной среды разработки возможно создание системы, которая будет настоящим произведением искусства, вышедшим из рук команды внедрения.

Необходимо помнить, что выбор системы комплексного управления предприятием не простое мероприятие. И часто это не вопрос денег - надо или не надо инвестировать большое количество ресурсов во внедрение ERP системы - это вопрос поддержания конкурентоспособности и лидерства компании на рынке. Возврат от инвестиций в систему идет от способности компании быть лучшей с новыми бизнес процессами. А затраты на владение надо планировать и учитывать.

В заключение отметим, что предлагаемая нашей компанией ERP-система «Business Control» является оптимальным вариантом в соотношении "цена-качество-функциональность" для предприятий малого и среднего бизнеса, и отвечает всем требованиям к системам управления бизнес-процессами компаний. А дополнительные услуги, предоставляемые нашей компанией, как то: поставка и обслуживание компьютерной техники, продажа, установка и настройка программного обеспечения и т.п., позволяют вашему предприятию найти в лице компании «Онега-Сервис» надежного IT-партнера. За консультациями обращайтесь к нашим специалистам.